Términos y Condiciones de Uso y Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Aceptación de los términos

Estos Términos y Condiciones regulan el acceso y uso de la plataforma TuTrámite360 (en adelante, la "Plataforma") por parte de ciudadanos, funcionarios y entidades. El uso de la Plataforma implica la aceptación plena de este documento. Si usted no está de acuerdo, debe abstenerse de utilizarla.

La aceptación se manifiesta de forma expresa al marcar la casilla de aceptación durante el registro, y de forma inequívoca al radicar trámites o continuar usando la Plataforma después de la publicación de una nueva versión de este documento.

2. Definiciones

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre las bases de datos y el tratamiento de los datos.
• Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (por ejemplo, datos de salud, condición de víctima, datos de menores).
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transmisión: comunicación de datos personales, dentro o fuera de Colombia, a un Encargado que los trata por cuenta del Responsable, en el marco de un contrato o acuerdo que fija el alcance, las actividades permitidas y las obligaciones del Encargado.
• Transferencia: envío de datos personales a un tercero que actúa como un nuevo Responsable y decide por sí mismo sobre su tratamiento, dentro o fuera de Colombia.
• Trámite o PQRS: petición, queja, reclamo, sugerencia, denuncia o solicitud radicada ante una entidad a través de la Plataforma.

3. Descripción del servicio

TuTrámite360 es una plataforma tecnológica que permite a entidades públicas (por ejemplo, alcaldías municipales) recibir, gestionar, responder y notificar trámites y PQRS, y a los ciudadanos radicarlos y consultarlos. Cuenta con:

• Entorno administrativo: exclusivo para el personal autorizado de cada entidad, que recibe, asigna, gestiona, responde y firma los trámites.
• Entorno ciudadano: para que los usuarios radiquen trámites, consulten su estado, actualicen sus datos y reciban notificaciones.
• Canales de entrada y consulta: ventanilla presencial, portal web, correo electrónico oficial de la entidad, WhatsApp y kioscos de consulta ubicados en las sedes.

Cada entidad opera en un entorno aislado, con acceso restringido a sus propios trámites y usuarios. El registro de un ciudadano es único en la Plataforma y puede utilizarse ante distintas entidades vinculadas, únicamente para facilitar la radicación de trámites y evitar duplicidad de registros.

4. Responsable y encargado del tratamiento

Para efectos de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos en la Plataforma tiene dos roles:

• Cada entidad pública vinculada (por ejemplo, la alcaldía ante la cual usted radica su trámite) actúa como Responsable del tratamiento de los datos personales asociados a los trámites de sus ciudadanos, en ejercicio de sus funciones legales.
• Colbyte S.A.S., identificada con NIT 901.904.560-1, operadora de TuTrámite360, con domicilio y dirección de notificación en la Carrera 6 # 10-23, Agrado, Huila (Colombia), correo master@colbyte.dev y teléfono +57 310 369 7631, actúa como Encargado del tratamiento por cuenta de las entidades, y como Responsable de los datos de cuenta necesarios para operar la Plataforma (credenciales, registros técnicos y de seguridad).

5. Datos personales que recolectamos

5.1 Datos de cuenta y perfil

• Nombres y apellidos, tipo y número de documento de identidad (cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad, cédula de extranjería, pasaporte o registro civil).
• Número de celular (usado como identificador de acceso), correo electrónico y código de verificación (OTP) enviado por SMS.
• Sexo, fecha de nacimiento, municipio, barrio y dirección de residencia.
• Foto de perfil y, en el caso de funcionarios, la imagen de su firma para la suscripción de documentos oficiales.
• Contraseña (almacenada mediante hash criptográfico con salt, de forma irreversible; nunca en texto plano).

5.2 Datos de los trámites

• Asunto y descripción del trámite, dependencia de destino, medio de recepción y de respuesta, y la condición especial de la persona cuando aplica (ver sección 6).
• Archivos adjuntos (documentos, imágenes) y su texto digitalizado, que la Plataforma extrae para facilitar la gestión y clasificación del trámite.
• Historial del trámite: actuaciones, comentarios, cambios de estado, respuestas y documentos de respuesta firmados.

5.3 Datos recibidos por canales de entrada

• Correo electrónico: cuando usted escribe al correo oficial de una entidad vinculada, la Plataforma recibe el nombre y la dirección del remitente, el asunto, el cuerpo del mensaje y los adjuntos, para convertir la solicitud en un trámite.
• WhatsApp: número de teléfono y contenido de los mensajes intercambiados con los asistentes de la Plataforma.

5.4 Datos técnicos y de uso

• Registros de entrega, lectura y clic de las notificaciones enviadas (correo, SMS, push).
• Suscripciones de notificaciones push del navegador (identificador técnico y agente de usuario).
• Dirección IP, tipo de dispositivo, sistema operativo y agente de usuario en los registros de auditoría y seguridad (por ejemplo, al modificarse datos de una cuenta).
• Cookies estrictamente necesarias para la sesión (ver sección 12).

6. Datos sensibles y condiciones especiales

Para dar cumplimiento a los deberes legales de atención con enfoque diferencial y priorización, al radicar un trámite se registra la condición especial de la persona, que puede incluir categorías consideradas datos sensibles: adulto mayor, habitante de la calle, mujer gestante, persona con discapacidad, primera infancia o víctima del conflicto armado.

Igualmente, la descripción libre de un trámite o los documentos que usted adjunte pueden contener datos sensibles (por ejemplo, información de salud). Estos se tratan con las mismas garantías reforzadas: acceso restringido al personal de la dependencia competente, confidencialidad y uso exclusivo para la gestión del trámite.

7. Datos de menores de edad

La Plataforma puede tratar datos de niños, niñas y adolescentes cuando son titulares o beneficiarios de un trámite (por ejemplo, identificados con tarjeta de identidad o registro civil, o bajo la condición de primera infancia). Este tratamiento se realiza:

• Respetando el interés superior de los menores y sus derechos fundamentales.
• A través de sus padres o representantes legales, quienes deben radicar y gestionar los trámites en su nombre y otorgar la autorización de tratamiento cuando corresponda.
• Garantizando, cuando corresponda, el derecho del menor a ser escuchado antes de que su representante otorgue la autorización, valorando su madurez, autonomía y capacidad para entender el tratamiento y sus finalidades.
• Exclusivamente para la gestión del trámite ante la entidad competente.

8. Finalidades del tratamiento

Los datos personales se tratan para las siguientes finalidades:

1. Crear y administrar la cuenta del usuario y verificar su identidad (incluido el envío de códigos de verificación por SMS).
2. Radicar, clasificar, asignar, gestionar, responder y cerrar los trámites y PQRS ante la entidad competente.
3. Notificar al titular el estado y las novedades de sus trámites por correo electrónico, SMS, notificaciones push y/o WhatsApp, según sus preferencias.
4. Elaborar, revisar, aprobar, firmar y notificar los documentos oficiales de respuesta.
5. Priorizar la atención según condiciones especiales protegidas por la ley.
6. Operar los asistentes y herramientas de inteligencia artificial descritos en la sección 9.
7. Garantizar la seguridad de la Plataforma, prevenir fraudes y llevar registros de auditoría.
8. Generar reportes e indicadores de gestión para las entidades y estadísticas anonimizadas y agregadas (por ejemplo, las cifras globales publicadas en el sitio), que en ningún caso identifican a personas.
9. Atender requerimientos de autoridades competentes y cumplir obligaciones legales, incluidas las normas de archivo y gestión documental pública.

9. Uso de inteligencia artificial

La Plataforma utiliza modelos de inteligencia artificial (IA) como herramienta de apoyo. En cumplimiento del principio de transparencia, declaramos expresamente:

• Clasificación de solicitudes entrantes: cuando una solicitud llega por correo electrónico, un agente de IA analiza el asunto, el nombre y correo del remitente, el cuerpo del mensaje y el texto digitalizado de los adjuntos para identificar el tipo de trámite y la dependencia, y preparar el registro. La radicación siempre la autoriza una persona, que revisa y puede corregir lo propuesto por la IA.
• Asistentes conversacionales: los asistentes por WhatsApp y el chat de soporte procesan los mensajes del usuario junto con datos de contexto (nombre, entidad y, según el caso, información de sus trámites) para responder consultas, generar reportes de gestión o registrar instrucciones.
• Reportes internos: la IA genera resúmenes de gestión para los funcionarios a partir de la información de los trámites de su entidad.

Para prestar estas funciones, la información estrictamente necesaria se transmite a proveedores de modelos de lenguaje que actúan como encargados del tratamiento, bajo obligaciones de confidencialidad, y se usa únicamente para generar la respuesta o clasificación solicitada. Los registros de estas operaciones se conservan con fines de auditoría y control de calidad.

10. Encargados y terceros proveedores

Para operar, la Plataforma se apoya en los siguientes proveedores tecnológicos, que tratan datos por cuenta nuestra y bajo deberes de seguridad y confidencialidad:

La integración con cuentas de Gmail se rige además por nuestra Política de Privacidad de integraciones con Google y por la Google API Services User Data Policy, incluidos sus requisitos de Uso Limitado. En ningún caso los datos personales se venden ni se ceden con fines comerciales o publicitarios.

11. Transmisiones y transferencias internacionales de datos

11.1 Transmisiones a Encargados

Los proveedores de la sección 10 tratan los datos por cuenta nuestra o de las entidades, como Encargados del tratamiento, en el marco de contratos o acuerdos que delimitan el alcance del tratamiento, las actividades autorizadas y sus obligaciones de seguridad y confidencialidad. Algunos de ellos almacenan o procesan la información en servidores ubicados fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos (por ejemplo, Amazon Web Services, región us-east-1); en esos casos se trata de transmisiones internacionales amparadas en dichos contratos, que no requieren una autorización adicional del titular.

11.2 Transferencias internacionales

Si en algún momento los datos deban entregarse a un tercero que actúe como nuevo Responsable fuera de Colombia (transferencia internacional), esta se realizará conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y a los criterios de la Superintendencia de Industria y Comercio: hacia países con niveles adecuados de protección o, en su defecto, con la autorización expresa e inequívoca del titular, que se solicitará para el caso concreto. En todo caso, exigimos a nuestros proveedores y receptores estándares de seguridad y confidencialidad equivalentes a los aquí descritos.

12. Cookies y tecnologías de sesión

La Plataforma utiliza únicamente cookies estrictamente necesarias para su funcionamiento:

• Cookie de sesión: mantiene su sesión iniciada mientras usa la Plataforma.
• Cookie de seguridad (CSRF): protege los formularios contra envíos fraudulentos.
• Cookie de "mantener sesión iniciada": si usted marca esa opción al ingresar, permite reanudar la sesión sin volver a autenticarse. Puede desactivarla desmarcando la casilla.

No utilizamos cookies de publicidad, analítica de terceros ni rastreadores. Usted puede eliminar o bloquear las cookies desde la configuración de su navegador; hacerlo puede impedir el inicio de sesión.

13. Medidas de seguridad

• Comunicaciones cifradas (HTTPS/TLS) entre su dispositivo y la Plataforma.
• Contraseñas almacenadas mediante hash criptográfico con salt (función de una sola vía); nadie puede consultarlas.
• Verificación de identidad por código de un solo uso (OTP) enviado al celular registrado, con límites de intentos.
• Control de acceso por roles y permisos: cada funcionario solo accede a la información de su entidad y dependencia.
• Aislamiento de la información por entidad y registros de auditoría de las operaciones relevantes.
• Almacenamiento en infraestructura de nube con controles de acceso y cifrado.

Si usted sospecha un uso no autorizado de su cuenta, debe cambiar su contraseña de inmediato y avisar al correo de contacto. Ante un incidente de seguridad que afecte datos personales, se informará a los titulares afectados y a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a la ley.

14. Conservación de la información

• Los datos de cuenta se conservan mientras la cuenta esté activa.
• La información de los trámites radicados hace parte de los archivos de las entidades públicas y se conserva conforme a la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y a las tablas de retención documental de cada entidad, incluso después de la eliminación de la cuenta.
• Los registros técnicos, de auditoría y de las operaciones de IA se conservan por el tiempo necesario para fines de seguridad, control y atención de requerimientos legales.
• Vencidas las finalidades y los deberes legales de conservación, los datos se suprimen o anonimizan.

15. Derechos del titular y procedimientos

Como titular de datos personales, usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos, cuando no exista un deber legal o contractual que ordene conservarlos (por ejemplo, la conservación de los trámites ya radicados como archivo público).
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Acceder gratuitamente a sus datos personales.

15.1 Cómo ejercerlos

Puede ejercer sus derechos desde su perfil en la Plataforma o escribiendo a master@colbyte.dev, indicando su nombre, número de documento, la solicitud concreta y los datos de contacto para la respuesta. Cuando el responsable sea una entidad pública, también puede radicar su solicitud directamente ante ella (incluso a través de la propia Plataforma).

15.2 Plazos legales

• Consultas: respuesta en máximo diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles adicionales, informándole los motivos de la demora.
• Reclamos: respuesta en máximo quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles adicionales. Si el reclamo está incompleto, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes; transcurridos dos (2) meses sin respuesta suya, se entenderá desistido.

16. Verificación pública de documentos

Los documentos oficiales emitidos a través de la Plataforma pueden incluir un código QR y una clave única de verificación que permiten confirmar su autenticidad. En aplicación del principio de acceso y circulación restringida, la consulta pública con la clave muestra únicamente datos de verificación: validez del documento, entidad emisora, título o tipo de documento y fecha de emisión.

El acceso al contenido completo del documento requiere un paso adicional de verificación (por ejemplo, autenticarse en la Plataforma como titular o interviniente del trámite, o acreditar un dato de control del titular), y se realiza mediante enlaces de descarga temporales. Aun así, quien posea el documento físico puede leer su contenido, por lo que el titular debe custodiar sus documentos y enlaces con la misma diligencia que el documento original.

17. Obligaciones del usuario

• Suministrar información veraz, completa y actualizada, y responder por la que registre.
• Usar la Plataforma solo para fines legales; no radicar contenido injurioso, fraudulento o contrario al orden público.
• No suplantar a terceros ni acceder a cuentas, trámites o entornos ajenos.
• Custodiar su contraseña y sus credenciales de acceso. Las actuaciones realizadas mediante su cuenta se registran para fines de trazabilidad, sin perjuicio de la posibilidad de demostrar accesos no autorizados, suplantaciones o incidentes de seguridad, que deberá reportar tan pronto los advierta.
• No intentar vulnerar la seguridad, integridad o disponibilidad de la Plataforma (Ley 1273 de 2009, delitos informáticos).

18. Propiedad intelectual

El software, los diseños, marcas, logotipos, interfaces y bases de datos de TuTrámite360 están protegidos por la Ley 23 de 1982, la Ley 1915 de 2018 y la Decisión Andina 486 de 2000. Su uso, reproducción o distribución no autorizados están prohibidos. Los contenidos de los trámites pertenecen a sus titulares y a las entidades competentes.

19. Transparencia y acceso a información pública

En cumplimiento de la Ley 1712 de 2014, las entidades públicas vinculadas garantizan el acceso de los ciudadanos a la información pública relacionada con sus trámites y actuaciones administrativas, salvo la sometida a reserva legal. La Plataforma facilita este acceso mediante los canales digitales de consulta y notificación.

20. Limitación de responsabilidad

TuTrámite360 es el medio tecnológico para la gestión de los trámites. No responde por:

• La veracidad de la información suministrada por los usuarios.
• El contenido, el sentido o la oportunidad de las respuestas de fondo, que son responsabilidad exclusiva de cada entidad.
• Interrupciones del servicio por fuerza mayor, caso fortuito o fallas de terceros (proveedores de internet, energía o nube).

Lo anterior no limita ni excluye las responsabilidades que legalmente correspondan a Colbyte S.A.S. como operadora de TuTrámite360 por el incumplimiento de sus obligaciones de seguridad, confidencialidad, protección de datos personales o funcionamiento de la Plataforma que le sean directamente imputables.

21. Documentos y firma electrónica

Los documentos generados, firmados y notificados a través de la Plataforma tienen la validez y fuerza probatoria reconocidas a los mensajes de datos y a las firmas electrónicas por la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012. La firma electrónica de la Plataforma se apoya en un método confiable y apropiado que comprende:

• La identificación del firmante: cada funcionario firma autenticado en la Plataforma con sus credenciales personales, y su firma queda vinculada a su usuario y a su cargo.
• El registro del acto de firma: por cada aprobación se conserva la fecha y hora, la dirección IP, el navegador utilizado y la versión exacta del documento aprobado.
• La trazabilidad del documento: el historial de elaboración, revisión, aprobación y publicación queda registrado en los logs de auditoría de la Plataforma.
• La clave única de verificación y el código QR incorporados al documento publicado, que permiten confirmar su autenticidad conforme a la sección 16.

El documento definitivo solo se genera y publica cuando todos los firmantes competentes han aprobado la versión final.

22. Modificaciones a este documento

Podremos actualizar estos Términos y la política de tratamiento. Las nuevas versiones se publicarán en esta misma página con su fecha y número de versión, y las modificaciones solo regirán hacia el futuro. Los cambios sustanciales al tratamiento de datos se informarán a los usuarios a través de la Plataforma o de los canales de notificación registrados antes de su entrada en vigencia, y la Plataforma solicitará la aceptación expresa de la nueva versión en el siguiente ingreso.

Si una nueva versión incluye finalidades de tratamiento nuevas o incompatibles con las autorizadas, o un tratamiento que legalmente requiera una nueva autorización (por ejemplo, sobre datos sensibles), esta se solicitará de manera expresa y separada; el simple uso posterior de la Plataforma no equivale a otorgar esa autorización.

23. Terminación y eliminación de la cuenta

El usuario puede solicitar en cualquier momento la desactivación o eliminación de su cuenta escribiendo al correo de contacto. La información de los trámites ya radicados se conservará conforme a la sección 14, por tratarse de archivos de las entidades públicas. La Plataforma puede suspender cuentas que incumplan estos términos o representen un riesgo de seguridad.

24. Autoridad de protección de datos

La autoridad colombiana de protección de datos personales es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) — www.sic.gov.co. Usted puede presentar ante ella quejas por infracciones al régimen de protección de datos, una vez agotado el requisito de reclamo previo ante el responsable o encargado.

25. Contacto

Para ejercer sus derechos, presentar consultas o reclamos sobre datos personales o recibir información adicional:

• Razón social: Colbyte S.A.S. — NIT 901.904.560-1
• Correo electrónico: master@colbyte.dev
• Teléfono: +57 310 369 7631
• Dirección de notificación: Carrera 6 # 10-23, Agrado, Huila, Colombia

26. Marco normativo aplicable

• Constitución Política de Colombia, artículos 15 (habeas data) y 20.
• Ley 1581 de 2012 — Régimen general de protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013 y Decreto 1074 de 2015 (compilatorio) — Reglamentación de la Ley 1581.
• Ley 1712 de 2014 — Transparencia y acceso a la información pública.
• Ley 527 de 1999 y Decreto 2364 de 2012 — Comercio electrónico, mensajes de datos y firma electrónica.
• Ley 594 de 2000 — Ley General de Archivos.
• Ley 1273 de 2009 — Delitos informáticos.
• Ley 1755 de 2015 — Derecho de petición.
• Leyes 23 de 1982 y 1915 de 2018, y Decisión Andina 486 de 2000 — Propiedad intelectual.

Este documento se rige por la legislación de la República de Colombia. Cualquier controversia se someterá a los jueces competentes de Colombia. La Plataforma está dirigida a trámites ante entidades públicas colombianas; si un usuario accede desde el exterior, el tratamiento de sus datos se realiza bajo los estándares de este documento y la normativa colombiana, que se inspiran igualmente en principios internacionales de protección de datos.